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Kostensenkungsprogramme: Effizientere Umsetzung notwendig

08.01.2013  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: Horváth und Partners.

Das herausfordernde wirtschaftliche Umfeld, aber auch Preis- und Margendruck zwingen immer mehr Unternehmen ihre Effizienzsteigerungsprogramme weiter auszubauen. Im Zuge einer kürzlich fertig gestellten Studie untersuchten die Managementberater von Horváth & Partners die aktuell bestehenden Kostensenkungsprogramme von 167 Unternehmen, um Handlungsempfehlungen für die Praxis abzuleiten. Ihr Fazit: Gute Konzepte, aber fehlende Konsequenz bei Steuerung und Umsetzung.

Bei rund 70 Prozent der untersuchten Unternehmen sind laufende Effizienzverbesserung und Kostenoptimierung gelebte Praxis, wenn auch nicht immer erfolgreich. Jedes zweite Unternehmen versucht derzeit seine Wettbewerbssituation dauerhaft zu verbessern. Jedes fünfte Unternehmen sieht sich mit ineffizienten Abläufen und gestiegenen Overhead-Kosten konfrontiert. Nur eine kleine Minderheit der Unternehmen sieht erhöhte Rohstoff-Kosten und andere Inputfaktoren als wesentlichen Ausgangspunkt für Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung.

Schwachstelle: Management und Steuerung von Programmen

Verbesserungsbedarf sehen die Managementberater in der strukturierten und zielgerichteten Steuerung der Kostensenkungsprogramme. "Ein frühzeitiges Gegensteuern bei Abweichungen vom vorgenommenen Programmziel ist nur möglich, wenn man - wie lediglich 20 Prozent der Unternehmen - ein transparentes Bild der Situation hat", sagt Studienautor Christoph Kopp von Horváth & Partners. Zentrale Themen sind die inhaltliche Fortschrittskontrolle, das laufende Controlling der errechneten Benefits sowie deren Auswirkungen auf die Unternehmens-GuV. Nur wenige Unternehmen haben hier einen vollständigen Überblick. Gerade dieser ist aber notwendig, um die im Programm erarbeiteten Benefits in die Unternehmensplanung übernehmen zu können und so ein realistisches Bild der Einsparungen zu bekommen.

Teamarbeit in der Führungsebene essenziell

Wenig überraschend: Als wichtigster Erfolgsfaktor eines Effizienzsteigerungsprogramms wird durchgängiges Management Commitment genannt. Notwendig sind klare Top-down-Vorgaben, ein eindeutiges Bekenntnis zum Programmziel und zu den für das Programm benötigten Ressourcen. Dabei ist auch das Commitment der zweiten Führungsebene und die Teamarbeit der Führungsmannschaft essenziell. Um das Commitment zu erhöhen, sollten die Ziele des Programms auch in die persönlichen Zielvereinbarungen der Manager inkludiert werden, empfehlen die Managementberater.

Transparente Steuerung verlangt klare Planung

Die beiden ersten Schritte in der Planung eines Effizienzsteigerungsprogrammes sind die Definition des Programmziels und die Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten in der Organisation. Dazu gehört auch die Detaillierung der Zielvorgaben auf einzelne Bereiche und damit das Herunterbrechen des Programmziels auf Sub-Ziele für Bereiche bzw. Projekte/Workstreams - nur jedes zweite Unternehmen tut dies konsequent. Bei der Zieldefinition empfiehlt sich zudem, die finanziellen Zielsetzungen auch mit Performance Kennzahlen zu ergänzen, die nicht primär finanzorientiert sind und die Effizienz der Leistungserbringung messen - auch dies praktiziert nur die Hälfte der Unternehmen.


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Langfristige Implementierung der Kosten- und Effizienzgewinne notwendig

"Ein Effizienzsteigerungs- und Kostenoptimierungsprogramm ist erst erfolgreich, wenn die definierten Maßnahmen umgesetzt und die Einsparungen nachhaltig wirksam sind", erklärt Horváth & Partners Österreich-Geschäftsführer Thomas Sima. Knapp ein Drittel der Unternehmen schafft es nicht oder nur teilweise, die einmal erreichten Kosten- und Effizienzgewinne langfristig zu implementieren. Um nachhaltige Effizienz zu erzielen, ist die Sicherstellung der Umsetzung aller definierten Maßnahmen notwendig. Dies erfordert Konsequenz und wird durch Transparenz über den Grad der Umsetzung der einzelnen Maßnahmen wesentlich erleichtert. Darum ist Umsetzungscontrolling eine wichtige Aufgabe, die zentral vom Programm durchgeführt werden sollte. Die Managementberater empfehlen zudem, die Umsetzungsmaßnahmen auf ihre Nachhaltigkeit zu bewerten.

Gute Kommunikation und intelligentes Change Management sind wichtige Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige und signifikante Verbesserung der erreichten Effizienzposition. Umfangreiche und zielgerichtete Kommunikation muss dabei von Anfang an wesentlicher Bestandteil des Programms sein - gerade dies wird von etlichen Unternehmen oft vernachlässigt. Entscheidend ist auch die Bereitstellung der erforderlichen Mitarbeiter für das Programm - nur in einer kleinen Minderheit der Unternehmen arbeiten die Mitarbeiter, auch Schlüsselpersonen wie der Programm-Manager, in vereinbartem und notwendigem Umfang für das Programm. Im Vergleich dazu planen nachhaltig erfolgreiche Unternehmen ihre Mitarbeiter-Ressourcen, priorisieren die Programm-Arbeit und stellen die erforderlichen Mitarbeiter zur Verfügung.

Über die Studie

An der Studie "Erfolgsfaktoren von Effizienzsteigerungsprogrammen" haben 167 Unternehmen aus Deutschland, der Schweiz und Österreich teilgenommen, wobei österreichische Unternehmen überproportional vertreten waren. Die Studienteilnehmer repräsentierten einen Querschnitt durch alle Branchen. Der Fokus der Untersuchung lag stärker auf Großunternehmen und Konzernen, da bei diesen eine größere Notwendigkeit besteht, Effizienzsteigerungsprogramme aufgrund der höheren Komplexität und Themenvielfalt strukturierter in eigenen Programmen durchzuführen.


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