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Kleine Formfehler gefährden Steuerabzug

13.02.2013  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: DHPG Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater.

Geschäftsessen sind ein bewährtes Mittel, um in entspannter Atmosphäre Business-Kontakte zu pflegen oder aufzubauen. Immerhin 70 Prozent der Bewirtungskosten lassen sich als Betriebsausgabe absetzen.

Doch der Fiskus verschärft die Bedingungen zusehens. Wer ein Geschäftsessen von der Steuer absetzen will, muss immer strengere Formvorschriften einhalten, warnt die Wirtschaftskanzlei DHPG. Schon kleine Formfehler führen dazu, dass die Finanzbehörden den Abzug der Kosten und der Vorsteuer ablehnen. Statt der erhofften Steuerminderung kann es im Nachhinein zu hohen Nachzahlungen kommen.

Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH, Az. X R 57/09) unterstreicht: Bei den Beleganforderungen kennen die Finanzbehörden kein Pardon. Im vorliegenden Fall fehlte auf den Gaststättenrechnungen der Name des Bewirtenden. Das ist aber nach Ansicht der Münchner Richter zwingend erforderlich, weil sonst nicht erkennbar ist, welchem Steuerpflichtigen die Aufwendungen entstanden sind. Die Richter stellten in diesem Urteil klar, dass ergänzende Nachweise, wie der Eigenbeleg oder die Kreditkartenabrechnung nicht ausreichen, um die Kosten abzuziehen. Denn sie hätten nicht die gleiche Nachweisfunktion wie die Gaststättenrechnung als Fremdbeleg. Aufatmen können Steuerpflichtige, deren Aufwendungen 150 Euro brutto nicht überschreiten. Diese werden weiterhin vom Fiskus anerkannt, auch wenn der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen fehlt.

"Schnell stolpern Steuerzahler über die hohen formellen Hürden bei Bewirtungskosten", sagt Klaus Zimmermann, Steuerberater der DHPG Bornheim. Sein Tipp: Steuerzahler sollten Bewirtungsaufwendungen immer zeitnah und vollständig dokumentieren. "Je länger Bewirtungsabrechnungen liegenbleiben, desto höher ist die Fehlerquote", so DHPG-Berater Zimmermann. Schnell kommt es zu vermeidbaren Fehlern. Ohne ordnungsgemäße Nachweise, bei lückenhaften Angaben oder fehlenden separaten Aufzeichnungen streicht der Fiskus den kompletten Abzug. Nachbesserungen sind häufig nicht mehr möglich.

Die maschinelle Rechnung der Gaststätte ist sofort auf ihre Richtigkeit hin zu prüfen. Im Nachhinein sind korrigierte Restaurantbelege nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand zu beschaffen. Tückisch sind Restaurantbons aus Thermopaper. Sie können über die Jahre ausbleichen und sollten deshalb auf Normalpapier kopiert werden. So bleiben sie für den Betriebsprüfer lesbar.

Eine formal korrekte Rechnung sichert per se noch keinen Steuerabzug. Der Bewirtende muss einige steuerliche Pflichtangaben ergänzen. Schnell kommt es dabei zu Fehlern, die den kompletten Steuerabzug gefährden (siehe Infokasten "Häufige Fehler vermeiden"). Steuerzahler können die notwendigen Angaben handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem beiliegenden Schriftstück vornehmen. Erfolgen die Angaben getrennt voneinander, dann müssen beide Dokumente zusammen abgeheftet werden. Es empfiehlt sich das Vier-Augen-Prinzip: Beim Verbuchen sollten alle Belege nochmal auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden. So lassen sich unliebsame Überraschungen vermeiden und Bewirtungskosten sicher von der Steuer absetzen.

Bewirtungsbelege: Häufige Fehler vermeiden

Viele Bewirtungsbelege bieten den Finanzbehörden unnötige Angriffsflächen. Erfüllen Belege nicht die Formvorschriften, setzen Finanzbeamte rigoros den Rotstift an. Die drei häufigsten Fehler und wie Steuerzahler sie vermeiden können.

  1. Unvollständige Angaben: Ein steuerlich ordnungsgemäßer Restaurantbeleg erfordert Angaben zum Anlass der Bewirtung und zu den teilnehmenden Personen. Die Angaben können auf dem Bewirtungsbeleg oder einem separaten Blatt schriftlich ergänzt werden. Auch eine Unterschrift des Steuerpflichtigen darf nicht fehlen. Für Bewirtungen in den Geschäftsräumen lassen sich Eigenbelege nach dem gleichen Prinzip erstellen. Bei einem Geschäftsessen im Restaurant ab 150 Euro brutto muss zudem die Rechnung auch den Namen des Bewirtenden enthalten.

  2. Fragwürdiger Anlass: Wird ein schwammiger Grund für die Bewirtung angegeben, zweifelt das Finanzamt die geschäftliche Veranlassung an. Pauschale Formulierungen wie "Geschäftsessen" oder "Besprechung" genügen in keinem Fall. Der Anlass des Treffens sollte möglichst konkret und detailliert festgehalten werden. Beispiele: "Zeitplanung für Software-Umstellung" oder "Marketingstrategie für neue Produktlinie".

  3. Überhöhte Kosten: Bewirtungskosten sollten immer in einem angemessenen Verhältnis zum geschäftlichen Anlass und zur Größe des Unternehmens stehen. Sehr teure und häufige Bewirtungen erkennt das Finanzamt im Zweifel wegen Unüblichkeit nicht an. Höhere Bewirtungskosten sollten deshalb mit guten Argumenten erläutert oder aus dem privaten Portemonnaie bezahlt werden.
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