Innergemeinschaftliche Lieferungen: Neue Nachweispflichten beachten

"Da wäre eine Lieferung von Hamburg nach Kopenhagen für mein Unternehmen riskanter, als meine Ware nach Aserbaidschan zu schicken." Dieser Satz war von bürokratiegeplagten Unternehmen zuletzt häufiger zu hören. Die Rede ist von der Gelangensbestätigung, die nach dem Willen der Bundesregierung künftig die einzige Nachweismöglichkeit für die Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen hätte sein sollen. Zum Glück wurde dieses Vorhaben inzwischen entschärft - trotzdem müssen sich Unternehmen ab 01. Oktober 2013 auf geänderte Belegnachweise für die Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen in Beförderungs- und Versendungsfällen einstellen.

Innergemeinschaftliche Lieferungen: Neue Nachweispflichten beachten

Hintergrund: Innergemeinschaftliche Lieferungen sind grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Der liefernde Unternehmer, der die Steuerbefreiung in Anspruch nehmen will, muss jedoch nachweisen, dass die Ware den Abgangsstaat verlassen und beim Abnehmer im Bestimmungsstaat angekommen ist. Einen solchen Nachweis stellte insbesondere die bisher im innergemeinschaftlichen Verkehr regelmäßig verwendete weiße Spediteurbescheinigung dar.

Für innergemeinschaftliche Lieferungen sollten mit Wirkung zum 1. Januar 2012 alle bislang geltenden Nachweismöglichkeiten durch die neu eingeführte Gelangensbestätigung ersetzt werden. Die in Paragraf 17a der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) normierte Gelangensbestätigung wäre damit die regelmäßig einzige Nachweismöglichkeit für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen gewesen, während die Steuerbefreiung für Warenexporte in Drittstaaten weiterhin mit den bislang verwendeten Nachweisen belegt werden konnten. Der Nachweis für die Steuerbefreiung von Exporten in Mitgliedsstaaten des EU-Binnenmarktes hätte deutsche Unternehmer damit vor größere Hürden gestellt, als Exporte in Drittstaaten.

Aufgrund der einhelligen Kritik aus der Wirtschaft an der neuen Gelangensbestätigung zeigte die Finanzverwaltung jedoch ein Einsehen. Mittels BMF-Schreiben aus dem Jahr 2012 gab sie bekannt, die Nachweisführung nach der bis zum 31. Dezember 2011 gültigen Rechtslage bis zum Inkrafttreten einer entsprechenden Neuregelung nicht zu beanstanden. Der Bundesrat hat am 22. März 2013 einer Änderung der UStDV zugestimmt, die mit Wirkung zum 1. Oktober 2013 in Kraft tritt. Unternehmen sollten sich unbedingt mit den neuen Regelungen beschäftigen, damit diese ab dem Stichtag reibungslos in der Praxis angewendet werden können.

I. Neuregelung der Nachweispflichten

Die in der UStDV vorgenommene Neuregelung der Nachweispflichten für die Steuer-freiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen sieht grundsätzlich weiterhin vor, dass der Unternehmer die Beförderung oder Versendung der Ware in das übrige Gemeinschaftsgebiet anhand von Belegen eindeutig nachweisen kann. Ein solcher Nachweis soll dabei weiterhin grundsätzlich durch die Gelangensbestätigung in Verbindung mit einem Rechnungsdoppel erfolgen. Die Anforderungen an die Ausstellung einer Gelangensbestätigung wurden jedoch deutlich entschärft. Zudem stehen Unternehmen künftig sowohl in Versendungs- wie auch in Beförderungsfällen wieder alternative Nachweismöglichkeiten offen.

1. Vereinfachung der Gelangensbestätigung
Die Ausstellung einer Gelangensbestätigung ist nunmehr deutlich vereinfacht worden: So kann die Gelangensbestätigung künftig als Sammelbestätigung für alle Umsätze eines Quartals ausgestellt werden, welche auch aus mehreren Dokumenten bestehen kann. Zudem ist für die Angabe des Zeitpunktes des physischen Gelangens ins übrige Gemeinschaftsgebiet keine tagesgenaue, sondern nur noch eine monatliche Angabe erforderlich. Der Abnehmer der Ware muss die Gelangensbestätigung künftig nicht mehr selbst unterschreiben, vielmehr ist nun eine Unterschrift eines vom Abnehmer der Ware Beauftragten auf der Gelangensbestätigung ausreichend. Des Weiteren wird eine elektronische Abgabe der Gelangensbestätigung ohne Unterschrift ermöglicht, sofern die elektronische Übermittlung nachweislich aus dem Verfügungsbereich des Abnehmers heraus (etwa unter seiner E-Mail-Adresse) erfolgte.

2. Alternative Nachweismöglichkeiten in Versendungsfällen
Neben der Gelangensbestätigung werden Unternehmen bei der Versendung der Ware durch einen unabhängigen Dritten künftig wieder alternative Nachweismöglichkeiten offenstehen:

• Die Versendung der Ware kann künftig wieder über einen Versendungsbeleg, insbesondere einen handelsrechtlichen Frachtbrief wie etwa den CMR- oder CIM-Frachtbrief oder ein Konnossement erfolgen. Der Frachtbrief ist dabei vom Auftraggeber des Frachtführers zu unterzeichnen und hat eine Unterschrift des Empfängers als Bestätigung der Lieferung zu enthalten. Da die für den Auftraggeber des Frachtführers bestimmte Ausfertigung des CMR- oder CIM-Frachtbriefes noch keine Unterschrift des Empfängers der Ware enthalten kann, wird somit in der Praxis die Versendung eines zusätzlichen Frachtbrief-Durchschlags bzw. einer Bestätigung des Empfängers notwendig werden. Nach dem Wortlaut der UStDV ist zudem die eigenhändige Unterschrift des Empfängers erforderlich, eine Unterschriftsleistung durch einen vom Empfänger mit der Annahme der Ware Beauftragten ist nicht vorgesehen.
  
  
• Weiterhin kann bei der Versendung der Ware ein "anderer handelsüblicher Beleg" herangezogen werden, worunter insbesondere eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs zu verstehen ist. Die Spediteurbescheinigung für die steuerfreie Lieferung im innergemeinschaftlichen Verkehr ist dabei mit der für einen Ausfuhrnachweis gemäß Paragraf 10 Absatz 2 UStDV zu erbringenden Spediteursbescheinigung für die steuerfreie Lieferung in Drittstaaten vergleichbar. Als Angabe des Zeitpunktes des physischen Gelangens ins übrige Gemeinschaftsgebiet ist jedoch keine tagesgenaue, sondern lediglich eine Monatsangabe erforderlich. Bei einer elektronischen Übermittlung des Belegs ist zudem keine Unterschrift erforderlich, solange erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des mit der Beförderung beauftragten Spediteurs begonnen hat (etwa anhand der E-Mail-Adresse).
  
  
• Bei der Versendung von Waren über einen Kurierdienstleister kann der Nachweis künftig über ein Track & Tracing-Protokoll sowie durch einen Beleg über die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung erbracht werden. In Fällen von Postsendungen, bei welchen die Erstellung eines Track & Tracing-Protokolls nicht möglich ist, kann der Nachweis auch über eine Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters sowie einen Beleg über die Bezahlung der Lieferung erfolgen.
  
  
• Bei der Versendung der Ware durch den Abnehmer kann der Nachweis schließlich auch über eine Spediteurbescheinigung zusammen mit einem Beleg über die Bezahlung der Ware von einem Bankkonto erbracht werden, in welcher der mit der Abholung der Ware beauftragte Spediteur versichert, den Gegenstand der Lieferung an den Bestimmungsort der Ware im übrigen Gemeinschaftsgebiet zu befördern. Eine elektronische Ausstellung der Spediteursbescheinigung ist in diesem Fall nicht ausreichend.

3. Alternative Nachweismöglichkeiten in Beförderungsfällen
Auch bei der Beförderung der Ware durch den Lieferanten oder durch den Empfänger haben Unternehmen neben der Gelangensbestätigung künftig wieder alternative Nachweismöglichkeiten: Bei der Beförderung einer Ware im gemeinschaftlichen Versandverfahren kann ein entsprechender Nachweis durch eine Bestätigung der Abgangsstelle über die innergemeinschaftliche Lieferung erbracht werden.

II. Inkrafttreten der Neuregelung und Übergangsregelung

Bis zum Inkrafttreten der Neuregelung zum 01. Oktober 2013 können Unternehmer den Nachweis der Steuerbefreiung weiterhin wahlweise gemäß der Paragrafen 17a-c UStDV in der Fassung vom 31. Dezember 2011 oder vom 01. Januar 2012 erbringen. Die verlängerte Übergangsfrist wurde in Paragraf 74a UStDV bis zum Inkrafttreten der Neuregelung festgeschrieben, so dass Unternehmen diesbezüglich Rechtssicherheit haben. Weitere Erläuterungen und Klarstellungen zur Neuregelung des Nachweises zur Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen sind bis zu deren Inkrafttreten durch den von der Finanzverwaltung angekündigten Anwendungserlass zu erwarten.