Geschenke freundlich ablehnen
22.05.2017 — Rebecca Prelle. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Das Sekretariat als Visitenkarte des Unternehmens
Imagebildende Faktoren der modernen Assistenz
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Nicht nur in der Weihnachtszeit überhäufen viele ihre Geschäftspartner mit Geschenken. Auch zu anderen Anlässen wie Jubiläen oder (runden) Geburtstagen kann dies passieren.
Was nett gemeint ist und sicher auch ein Zeichen für gute Zusammenarbeit ist, kann schnell in Arbeit ausarten, wenn die unternehmensinternen Vorgaben beispielsweise fordern, erhaltene Geschenke zu dokumentieren. Doch das hat seine Gründe, z. B. Korruption oder entsprechenden Verdachtsmomenten vorzubeugen. Dies findet sich in öffentlichen, aber auch immer mehr privaten Unternehmen.
Doch wie können Sie Geschäftspartner davon abhalten, Ihnen – insbesondere teure – Geschenke zu schicken? Bei Jubiläen bietet es sich an, die Gäste der Jubiläumsfeier schon auf der Einladung darauf hinzuweisen. Vielleicht erlauben es Ihre Unternehmensrichtlinien, dass die Gäste stattdessen für einen wohltätigen Zweck spenden, den Sie auswählen dürfen. Diese Vorgehensweise wird immer beliebter und wird deshalb auch gern akzeptiert.
Rund um den jeweiligen Anlasse, zu dem Sie für gewöhnlich Geschenke erreichen, sollten Sie rechtzeitig ein Schreiben an diejenigen Geschäftspartner aufsetzen, die in der Vergangenheit viele und/oder (zu) teure Geschenke geschickt haben. Schilden Sie, dass Sie sich stets gefreut haben, die Unternehmensgrundsätze das Annehmen von Geschenken nun aber nicht länger zuließen. Bedanken Sie sich für die bisherige sehr gute Zusammenarbeit und äußern Sie, wie gern Sie diese auch zukünftig fortsetzen mögen. So verärgern Sie niemanden und erreichen trotzdem Ihr Ziel.
Zum Schluss noch ein Tipp: Besonderheiten in anderen Kulturen sollten Sie unbedingt beachten. In einigen Ländern gilt das Ablehnen eines Geschenks als Affront – egal wie freundlich Sie es ablehnen. Klären Sie am besten vorab für alle Mitarbeiter im Unternehmen ab, wie sich in solch einem Fall verhalten werden muss.
Viel Erfolg bei der Umsetzung wünscht Ihnen
Ihre
Rebecca Prelle
Die Autorin:
Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.
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