Fahrtenbuch richtig führen - Die Anforderungen des Finanzamtes im Detail

Dabei ist es nicht relevant, ob das Fahrtenbuch vorsätzlich falsch ist, oder ob es sich tatsächlich um ein Versehen handelt.

Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Essen, rät daher, zunächst einmal zu prüfen, ob das Fahrtenbuch der Weg zur geringeren Steuerlast ist. Wenn dies bejaht wird z.B. dadurch, dass so gut wie keine Privatfahrten gemacht werden, sollte die Wahl auf das Fahrtenbuch fallen. Um in der Betriebsprüfung unliebsamen Überraschungen vorzubeugen, muss aber von Anfang an darauf geachtet werden, dass eine entsprechende Sorgfalt und die daraus resultierende Ordnungsmäßigkeit gegeben ist.

"Je weniger Privatfahrten, desto günstiger ist das Fahrtenbuch. Neben der vorteilhaften steuerlichen Auswirkung eines Fahrtenbuchs ist allerdings der damit verbundene Aufwand nicht zu unterschätzen. Und bei Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs wird zur pauschalen 1%-Regelung übergegangen. Der Arbeitsaufwand für das Erstellen des Fahrtenbuchs war dann völlig umsonst und gemeint ist im wörtlichen Sinne umsonst. Ob das Fahrtenbuch bei einer Betriebsprüfung Bestand hat, hängt von der formellen und materiellen Richtigkeit des Fahrtenbuchs ab. Das Finanzamt prüft, ob alle geforderten Angaben vorliegen und ob diese auch inhaltlich der Wahrheit entsprechen können", so Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.

Bei der sogenannten 1%-Regelung wird 1% des Bruttolistenneuwagenpreises für jeden Monat, in dem das Fahrzeug privat mitbenutzt wird, Gewinn erhöhend berücksichtigt. Dabei ist grundsätzlich der Listenneuwagenpreis zum Ansatz zu bringen, auch wenn das Fahrzeug selbst schon in die Jahre gekommen ist. Günstig ist somit die 1%-Regelung lediglich bei Oldtimern, da die einen geringeren Neuwagenpreis hatten als die heute aktuellen Fahrzeuge, und die Inflation unberücksichtigt bleibt.

Im Gegensatz zur 1%-Regelung besteht aber die Möglichkeit, den tatsächlichen Aufwand der Privatfahrten mittels eines Fahrtenbuchs zu ermitteln. Bei der Festlegung der formalen Voraussetzungen hat sich der Gesetzgeber weitgehend zurückgehalten. Im Einkommensteuergesetz heißt es hierzu lediglich: Das Fahrtenbuch muss "ordnungsgemäß" sein. Details zur formellen Ordnungsmäßigkeit sind nur in Verwaltungsanweisungen und der Rechtsprechung zu finden, so dass folgende Punkte hervorgehoben werden müssen:

Zeitnahe Erstellung

So ist eine zeitnahe Erstellung des Fahrtenbuchs erforderlich. Diese Voraussetzung ist insbesondere problematisch bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs, da dies nur mit Hilfe eines PDA´s oder ggf. noch eines Labtops überhaupt möglich ist. Grundsätzlich ist jedoch ein elektronisches Fahrtenbuch anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten gewinnen lassen. Hierbei ist absolut wichtig, dass eine nachträgliche Änderung der ursprünglichen Angaben ausgeschlossen ist, oder, wenn die Möglichkeit besteht, diese per Programm dokumentiert werden muss (Verwaltungsanweisung des Bundesministers der Finanzen vom 21.01.2010). Dies hat in der Praxis zu erheblichen Streitigkeiten geführt. Aus diesen Gründen rät Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz von der Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs ab!

Generell müssen bei einem Fahrtenbuch die Aufzeichnungen gesondert und fortlaufend geführt werden. Unter gesondert ist hier die Trennung in dienstliche und private Fahrten zu verstehen. Fortlaufend bedeutet, dass Aufzeichnungen nicht nur von Zeit zur Zeit, sondern regelmäßig, unmittelbar vor Beginn und Ende einer jeden Fahrt gemacht werden. Dabei muss jede Fahrt einzeln aufgelistet werden. Die Angaben müssen leicht und einwandfrei nachprüfbar sein, dass heißt, die inhaltliche Richtigkeit des Fahrtenbuchs muss somit anhand von Belegen nachvollzogen werden können. In der oben bereits angeführten Verwaltungsanweisung vom 21.01.2010 listet das Finanzministerium konkrete Mindestbestandteile auf.

Als Mindestbestandteile des Fahrtenbuchs müssen für jede betriebliche Fahrt das Datum, die Kilometer zu Beginn der Fahrt, das Reiseziel, der Reisezweck, der aufgesuchte Gesprächspartner und die Kilometer am Ende der Fahrt aufgezeichnet werden.

"In der Praxis kann man hier nicht vorsichtig und sorgsam genug vorgehen! Die Aufzeichnung der Kilometerstände zu Beginn und am Ende sämtlicher betrieblicher Fahrten eines Tages ist nicht ausreichend. Das gilt auch, wenn das Fahrzeug an diesem Tag ausschließlich betrieblich genutzt worden ist. Sollte es notwendig sein, für die Nennung des Reisezwecks auf einen Terminkalender oder eine Kundenkartei zurückgreifen zu müssen, wird das Fahrtenbuch in aller Regel vom Finanzamt verworfen. Werden Umwege gefahren, so ist strengstens darauf zu achten, dass diese zusätzlich aufgezeichnet werden. Zwar handelt es sich hierbei nicht um einen wesentlichen Mangel in der Fahrtenbuchführung, jedoch kann auch dieser bereits zur Nichtanerkennung führen. Für Privatfahrten hingegen reicht die Kennzeichnung als Privatfahrt mit der entsprechenden Kilometerleistung. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ebenfalls ein kurzer Vermerk", erklärt Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.

Erleichterungen

Sofern regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht (Lieferverkehr) werden und die Kunden mit Namen und Lieferadressen in einem Verzeichnis unter einer Nummer geführt werden, bestehen von Seiten des Ministeriums keine Bedenken, im Fahrtenbuch nur noch die Kundennummer anzugeben. Voraussetzung ist, dass die spätere Identifizierung anhand des Verzeichnisses einwandfrei möglich ist. Das Kundenverzeichnis ist in diesem Fall jedoch als Bestandteil des Fahrtenbuchs mit diesem einzureichen.

Für die Praxis rät Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz von dieser Vorgehensweise ab. Die Fehlerwahrscheinlichkeit bei der Aufzählung ausschließlich von Kundennummern steige. "Gerade vor dem Hintergrund, dass der Betriebsprüfer nach Fehlern im Fahrtenbuch sucht, rate ich von dieser "Erleichterung" ab! Neben den zuvor genannten formellen Voraussetzungen für die Anerkennung eines Fahrtenbuchs verlangt die Finanzverwaltung auch die materielle, also inhaltliche Richtigkeit. Im Falle einer Prüfung wird das Fahrtenbuch somit auf Herz und Nieren gecheckt und mit allen zur Verfügung stehenden Belegen und Aufzeichnungen abgeglichen", so die Steuerberaterin.

Das Fahrtenbuch stellt das Beweismittel für die Anzahl der betrieblichen Fahrten dar und ist somit Grundlage für die Ermittlung der Gewinn erhöhenden Nutzungsentnahme. Nicht zuletzt aufgrund der daraus resultierenden steuerlichen Bedeutung ist es im Prüfungsfalle von besonderem Interesse. Nicht zu vergessen ist auch, dass es sich um einen vom Steuerpflichtigen selbst erstellten Eigenbeleg handelt, was das Finanzamt immer aufhorchen lässt.

Der Steuerpflichtige trägt die objektive Beweislast für die Übereinstimmung seiner Aufzeichnungen mit den tatsächlichen Gegebenheiten. Das Finanzgericht Saarland ist hier sogar der Meinung, dass ein Fahrtenbuch nur im Zusammenspiel mit den entsprechenden Belegen Beweismittelfunktion - und damit Gültigkeit - haben kann.

Ganz wichtig ist, dass für jedes "Fahrtenbuch-Fahrzeug" ein gesondertes Konto eingerichtet werden muss, über das Kosten (einzeln zugeordnet) gebucht werden: Kraftstoffquittungen, Versicherung, Kfz-Steuer, Reparaturrechnungen, Inspektionen, TÜV-Gebühren (...). Dies ist im Hinblick auf die geforderte Einzelprüfbarkeit unerlässlich, um die Kosten jederzeit transparent einem einzigen Fahrzeug zuordnen zu können.

Die nachfolgenden Unachtsamkeiten, Spitzfindigkeiten und Fehler sind daher unbedingt zu vermeiden:

• Die im Fahrtenbuch eingetragene Entfernung zwischen zwei Tanktagen liegt entweder deutlich über oder deutlich unter der normalen Reichweite des Kraftfahrzeugs.
• Auch der Ölverbrauch lässt Rückschlüsse auf die gefahrenen Kilometer zu und passt oft nicht zu den Angaben.
• Es existieren Tankbelege von einem Ort, der laut Fahrtenbuch nicht besucht wurde und Privatfahrten sind an diesem Tag nicht vorhanden. Oder: Die privat gefahrenen Kilometer zur Erreichung dieses Ortes sind zu gering.
• Es existieren Tankbelege oder Parkquittungen von Tagen, an denen das Fahrzeug laut den Aufzeichnungen nicht bewegt wurde (eben mal kurz tanken muss auch eingetragen werden).
• Der auf der Werkstattrechnung verzeichnete Kilometerstand stimmt nicht mit dem Stand im Fahrtenbuch überein. Daher immer darauf achten, dass der Kilometerstand bei einem Werkstattbesuch nicht geschätzt, sondern exakt abgelesen wird.
• Jede Unterbrechung, jede nebensächliche Fahrt ist gesondert zu dokumentieren - will heißen: Fahrt von Essen nach München mit Tankstop lautet im Fahrtenbuch Essen - Aral-Tankstelle - München.
• Der Abgleich der Kilometerstände gilt natürlich nicht nur für Werkstattaufenthalte, sondern auch für TÜV Untersuchungen und jedwede Art von Dokumentationen eines Kilometerstandes in Ihren Belegen.
• Quittungen oder Rechnungen über den Einkauf von Büromaterial müssen identisch sein mit Ihrem Fahrtenbuch. Eine Unterbrechung der Fahrt von A nach B zum Kauf von Büromaterial: Siehe Beispiel Essen - München.
• Schriftverkehr aus Ihrer Buchhaltung mit Anwälten, z.B. in Ordnungswidrigkeitsdelikten muss übereinstimmen.
• Fahrten zum Tanken stellen betriebliche Fahrten dar, d. h. die Fahrt Wohnung - Tanken - Büro ist nicht mehr eine Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sondern eine Betriebsfahrt. Wir warnen aber vor Spitzfindigkeiten wie die Fahrt zur Tankstelle, täglich, 5,00 EUR ... !

Quelle: Roland Franz & Partner, Steuerberater - Rechtsanwälte