Erlebnisprotokoll oder doch besser ein Ergebnisprotokoll?
28.09.2017 — Gertrud Zeller. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Ja, liebe Leserinnen und Leser, das ist hier die Frage. Wenn es darum geht, Protokoll zu führen, heißt es häufig: „Bitte schreiben Sie nur das Wichtigste mit. Keine Aufsätze!“ Doch wenn die entsprechende Person dann wirklich nur die Ergebnisse festhält, dann hört man oft: „Nein, also das ist wirklich etwas zu knapp, bitte schreiben Sie ausführlicher!“
Es ist nicht so einfach, den richtigen Schreibstil zu finden, mit welchem alle Beteiligten einverstanden sind. So kommt es vor, dass ein ursprünglich geplantes Ergebnisprotokoll sehr rasch zu einem „Erlebnisprotokoll“ wird. Es wird alles festgehalten: Wer hat was wann und wie gesagt. Fast schon im Erzählstil geschrieben, lässt sich das Protokoll natürlich im Nachhinein auch wunderbar lesen.
Dennoch gilt: Weniger Erlebnis – mehr Ergebnis.
Durch die heutige Informationsflut schaffen wir es häufig nicht mehr, alles zu lesen. Wenn wir dann ein sehr ausführliches Protokoll erhalten, schaltet unser Gehirn automatisch ab mit den Worten: „Oh nein, das ist mehr jetzt zu viel. Das lese ich später!“ Doch dann wird es leider oft abgelegt und gar nicht mehr gelesen.
Deshalb meine Empfehlung: Machen Sie aus einem Ergebnisprotokoll genau das, weshalb es den Namen verdient. Notieren Sie nur die Ergebnisse. Was soll gemacht werden und wer kümmert sich darum? So erleichtern Sie sich und den Lesenden die Informationsaufnahme – und haben selbst mehr Freude am Protokollieren.
Viel Freude beim Schreiben Ihrer Protokolle wünscht Ihnen
Ihre
Gertrud Zeller
Die Autorin:
20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln.
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