ELStAM - Die wichtigsten Fragen - Teil VII

Um die wichtigsten Fragen zu klären, erhalten Sie in unserer ELStAM-Serie einen Überblick über sämtliche häufig gestellte Fragen; diese Woche zu den Auswirkungen der gestreckten Einführung in 2013:

Was bedeutet „gestreckte Einführung“ oder „gleichmäßiger Einstieg“?

Grundsätzlich besteht für alle Arbeitgeber die Verpflichtung zur Teilnahme am ELStAM-Verfahren ab dem 01. Januar 2013. Um einen geregelten Einstieg aller Arbeitgeber in das neue Verfahren zu gewährleisten, wird im Rahmen einer Kulanzregelung die Möglichkeit eingeräumt, erst im Laufe des Jahres 2013 einzusteigen. Dabei ist zu beachten, dass mindestens ein Lohnzahlungszeitraum des Kalenderjahres 2013 über das neue Verfahren abzurechnen ist.

Was legt der Arbeitgeber im Kalenderjahr 2013 dem Lohnsteuerabzug zugrunde, bis er in das neue Verfahren einsteigt?

Die Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise eine Ersatzbescheinigung (gegebenenfalls mit ergänzenden Bescheinigungen) gelten mit allen Eintragungen und Freibeträgen bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM fort.

Was passiert bei einem Arbeitgeberwechsel in 2013?

Der bisherige Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise eine Ersatzbescheinigung (gegebenenfalls mit ergänzenden Bescheinigungen) zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber auszuhändigen. Ohne Vorlage dieser Dokumente hat der neue Arbeitgeber keine Berechtigung, die Anmeldung als Hauptarbeitgeber durchführen (Steuerklasse 1 - 5). Dafür sind diese Unterlagen in allen Fällen bis Ende 2014 weiter aufzubewahren. Diese Grundsätze gelten unabhängig davon, ob die betreffenden Arbeitgeber bereits am neuen Verfahren teilnehmen.

Hat der Arbeitgeber den Einstieg in das ELStAM-Verfahren für alle Arbeitnehmer seines Betriebs/seiner lohnsteuerlichen Betriebsstätte zeitgleich vorzunehmen?

Nein, der Arbeitgeber kann seine Arbeitnehmer stufenweise in das neue ELStAM-Verfahren überführen. Auch eine „Mindestteilnehmerzahl“ muss beim Einstieg in das neue ELStAM-Verfahren nicht erfüllt werden.

Soll der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer vor dem Einstieg in das ELStAM-Verfahren in 2013 informieren?

Ja, eine entsprechende Information an die Arbeitnehmer sollte vor dem erstmaligen Abruf der ELStAM erfolgen.

Hat der Arbeitgeber auch seinem Betriebsstättenfinanzamt den erstmaligen Abruf der ELStAM gesondert anzuzeigen?

Nein, eine solche Anzeige ist nicht erforderlich.

Darf sich der Arbeitgeber im Kalenderjahr 2013 im ELStAM-Verfahren stets als „erster Arbeitgeber“ anmelden?

Eine Anmeldung als „erster Arbeitgeber“ ist nur dann zulässig, wenn dem Arbeitgeber für den jeweiligen Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung– jeweils mit den Steuerklassen 1 bis 5 für ein erstes Dienstverhältnis – vorliegt oder es sich um Auszubildende handelt, die eine Erklärung abgegeben haben, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt.

Wie hat sich der Arbeitgeber beim Einstieg in das ELStAM-Verfahren anzumelden, wenn er eine Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise eine Ersatzbescheinigung mit der Steuerklasse 6 vorliegen hat?

In diesem Fall hat sich der Arbeitgeber als zweiter beziehungsweise weiterer Arbeitgeber anzumelden.

Wie ist im Kalenderjahr 2013 zu verfahren, wenn dem Arbeitgeber unzutreffende Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers übermittelt werden, die auf vom Finanzamt zu bildenden Merkmalen beruhen (zum Beispiel bei Ehegatten Steuerklassenkombination 4/4 statt 3/5)?

Auf Veranlassung des Arbeitnehmers werden die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale vom Finanzamt korrigiert und dem Arbeitgeber mit der nächsten Änderungsliste zur (gegebenenfalls rückwirkenden) Anwendung elektronisch bereitgestellt. Soweit die Korrektur im Finanzamt aufgrund technischer Gründe nicht erfolgen kann, stellt das Finanzamt dem Arbeitnehmer eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zur Vorlage beim Arbeitgeber aus und sperrt die elektronische Abrufmöglichkeit des Arbeitgebers (sogenannte Vollsperrung). Damit ist bis zur Beseitigung des technischen Problems der richtige Lohnsteuerabzug gewährleistet. Nach einer Korrektur der Daten wird die gesetzte Abrufsperre durch das Finanzamt wieder aufgehoben.

Wie ist im Kalenderjahr 2013 zu verfahren, wenn dem Arbeitgeber unzutreffende Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers übermittelt werden, die auf unzutreffenden Meldedaten beruhen (zum Beispiel Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt), auf die das Finanzamt nur einen lesenden Zugriff hat?

Das Finanzamt stellt in diesem Fall eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus und sperrt den Arbeitgeberabruf für den betroffenen Arbeitnehmer (sogenannte Vollsperrung). Die Bescheinigung enthält einen Hinweis, dass der Arbeitnehmer eine Änderung seiner persönlichen Verhältnisse dem Finanzamt mitzuteilen hat, wenn sie auf geänderten Meldedaten beruhen. Nach einer Bereinigung der Meldedaten durch die Meldebehörde wird die Vollsperrung durch das Finanzamt aufgehoben und dem Arbeitgeber werden die zutreffenden Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch zum Abruf bereitgestellt, die er dann auch anzuwenden hat.

Ist der Arbeitgeber im Einführungszeitraum verpflichtet, die im ELStAM-Verfahren bereitgestellten Lohnsteuerabzugsmerkmale anzuwenden oder kann er den Lohnsteuerabzug für eine gewisse Zeit noch nach den in das Lohnkonto übernommenen Lohnsteuerabzugsmerkmalen der Papierbescheinigung durchführen?

Der Arbeitgeber kann im Kalenderjahr 2013 den Lohnsteuerabzug nach dem erstmaligen Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale – unter Beteiligung des Arbeitnehmers – für eine Dauer von höchstens sechs Monaten weiterhin nach den in das Lohnkonto übernommenen Lohnsteuerabzugsmerkmalen der Papierbescheinigung durchführen.

Muss die Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nach Aufhebung einer Vollsperrung an das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers zurückgesandt werden?

Nein, die Bescheinigung darf allerdings nicht vernichtet, sondern muss weiterhin aufbewahrt werden.

Was muss der Arbeitgeber veranlassen, wenn er bei Verfahrenseinstieg feststellt, dass die bisher bescheinigten Lohnsteuerabzugsmerkmale im Papierverfahren unzutreffend waren?

Durch die Berücksichtigung der vom Arbeitnehmer im Papierverfahren vorgelegten Lohnsteuerabzugsmerkmale hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer und die übrigen Steuerabzugsbeträge vorschriftsmäßig ermittelt. Der Arbeitgeber hat daher weder eine rückwirkende Korrekturpflicht des Lohnsteuerabzugs (§ 41c Absatz 1 Nummer 1 EStG) noch eine Anzeigepflicht gegenüber seinem Betriebsstättenfinanzamt (§ 41c Absatz 4 in Verbindung mit Absatz 1 Nrummer 1 EStG). Das gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer seiner Anzeigepflicht gegenüber seinem Wohnsitzfinanzamt bei einer Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale zu seinen Ungunsten nicht nachgekommen sein sollte (zur Anzeigepflicht des Arbeitnehmers siehe § 52b Absatz 2 EStG).

Auf Antrag des Arbeitgebers kann das Betriebsstättenfinanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen, dass er nicht am Abrufverfahren teilnimmt (sogenannte „Härtefallregelung“). Für welchen Lohnabrechnungszeitraum sind diese Härtefallanträge erstmals zu stellen?

Härtefallanträge nach § 39e Absatz 7 EStG sind frühestens für den letzten Lohnabrechnungszeitraum im Kalenderjahr 2013 zu stellen.

Müssen für das Kalenderjahr 2013 im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren zu berücksichtigende Freibeträge erneut beantragt werden?

Ja. Das Finanzamt stellt neben der Speicherung des Freibetrags im ELStAM-Verfahren eine Papierbescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber aus. Entsprechend ist zu verfahren, wenn der Arbeitnehmer für das Kalenderjahr 2013 die Berücksichtigung eines Kinderfreibetragszählers beantragt. Pauschbeträge für Menschen mit Behinderung und Hinterbliebene sowie Kinderfreibeträge, die über das Jahr 2012 hinaus gewährt worden sind, müssen nicht erneut beantragt werden.

Zu diesem Artikel erreichte uns folgende Leserfrage:

„Ist die Arbeitsstätte dazu verpflichtet, nach Austreten des Mitarbeiters die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug an jenen zurückzusenden? Wenn ja, alle? Auch rückwirkend von den Jahren 2012 und 2011?“

Nein; meiner Ansicht nach ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigung an den Arbeitnehmer zurückzusenden, da inzwischen auf elstam umgestellt wurde. Sie müssen jedoch bei Ausscheiden des Arbeitnehmers diese Bescheinigung an das Betriebsstättenfinanzamt übersenden.