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Arbeitsmittel - iPad & Co. vom Chef

07.11.2012  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: DHPG Dr. Harzem und Partner KG.

Arbeitsmittel steuer- und beitragsfrei zur Verfügung stellen

Gute Nachrichten für viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Chefs können ihren Beschäftigen jetzt Smartphones oder Tablet-PCs als Arbeitsmittel steuer- und beitragsfrei zur Verfügung stellen – auch wenn die Geräte vorwiegend privat genutzt werden. Hintergrund ist eine kürzlich erfolgte Änderung des Einkommensteuergesetzes, die rückwirkend ab dem Jahr 2000 in allen noch offenen Steuerfällen gilt. Bei zukünftigen Lohnrunden eröffnen sich neue Möglichkeiten für steuerfreie Extras oder Gehaltsumwandlungen.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten jetzt prüfen, inwieweit sie von den gesetzlichen Neuerungen profitieren können. "Voraussetzung ist, dass die Geräte und Programme formal dem Arbeitsgeber gehören und auch für und in dessen Betrieb eingesetzt werden", betont Klaus Zimmermann, Steuerberater der Wirtschaftskanzlei DHPG in Bornheim. Von Unterhaltungselektronik ohne konkreten geschäftlichen Bezug sollte besser Abstand genommen werden. "Je offenkundiger der Entertainment-Faktor ist, desto kritischer werden Finanzbehörden nachfragen", so DHPG-Berater Zimmermann. Werden die Bedingungen eingehalten, bleiben die Kosten für Geräte, Software und laufenden Betrieb lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Unternehmen können die Überlassung von multimedialem Equipment zur Entgeltoptimierung nutzen. Deshalb stellen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern multimediale Geräte als indirekte Gehaltserhöhung zur Verfügung. Während Arbeitgeber hierdurch die Lohnnebenkosten senken, werden Arbeitnehmer von den privaten Kosten entlastet. Alternativ können Unternehmen und Arbeitnehmer vereinbaren, das Arbeitsentgelt um den Wert der Nutzungsüberlassung oder in Höhe der vereinbarten Kostenübernahme zu reduzieren.

Der besondere Clou: Selbst eine rein private Nutzung der überlassenen Arbeitsmittel führt nicht zur Lohnsteuer- und Beitragspflicht. Anders verhält es sich mit der Umsatzsteuer. Überlässt der Chef dem Mitarbeiter etwa ein iPad, obwohl der Arbeitnehmer es nicht für seine berufliche Tätigkeit benötigt, wird Umsatzsteuer fällig. Es ist nur dann keine Umsatzsteuer abzuführen, wenn die Überlassung der Arbeitsmittel aus überwiegend betrieblichem Interesse erfolgt. Mit plausiblen Nachweisen wappnen sich Arbeitgeber vor kritischen Nachfragen der Finanzbehörden.

Auch wenn die Vorteile überwiegen, so sind doch einige Risiken zu bedenken. Arbeitgeber laufen Gefahr, dass sie mit der Übernahme der laufenden Gebühren ein unkalkulierbares Kostenrisiko tragen. "Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern sollte sicherheitshalber immer eine Kostengrenze beinhalten", rät deshalb DHPG-Steuerberater Zimmermann. Auch sollten Arbeitgeber Nutzungsüberlassungen vorab genau durchrechnen. Schnell werden Zusatzkosten wie Wartung, Reparaturen oder auch Finanzierungskosten und Abschreibungen vergessen. Arbeitnehmer müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie für steuer- und sozialversicherungsfreie Gehaltsbestandteile keine Rentenansprüche erwerben. Gerade umfangreiche Nutzungsüberlassungen können ihre Rentenerwartungen auf Dauer deutlich drücken.

In jedem Fall sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer die gesetzlichen Freiräume nicht überstrapazieren. "Betriebsprüfer werden alle Formen der Entgeltoptimierung besonders genau unter die Lupe nehmen", so DHPG-Berater Zimmermann. Achtung: Die Regelungen gelten nur für Arbeitnehmerverhältnisse. Arbeitgeber, die auch ihren freien Mitarbeitern Telefone oder Computer kostenlos überlassen möchten, sollten die weitere Rechtsentwicklung aufmerksam verfolgen.

An diesen Kosten beteiligt sich der Fiskus

Chefs können Arbeitnehmern jetzt einfacher multimediales Equipment steuer- und beitragsfrei zur privaten Nutzung überlassen. Es spielt keine Rolle, ob das Equipment gekauft, geleast oder gemietet ist. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber Rechnungsempfänger ist. Höchstgrenzen sieht der Gesetzgeber nicht vor.

  1. Geräte: Das Finanzamt erkennt die Kosten für Geräte und Zubehör an. Bei Investitionen bis zu 1.000 Euro netto haben Unternehmen weitreichende Wahlrechte. Sie können zwischen Sofortabzug (bis 410 Euro netto), Abschreibung des Sammelpostens über fünf Jahre (von 150 Euro bis 1.000 Euro netto) und Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer wählen. Beispiele: Handy, Smartphone, Tablet-PC, Notebook, Organizer, inkl. Zubehör wie Ladestation oder Schutzhülle.

  2. Software: Arbeitgeber können ihren Beschäftigten Programme nicht nur für betriebliche Geräte überlassen. Software darf auch auf privaten Geräten zum Einsatz kommen, wenn es sich um System- und Anwendungsprogramme handelt, die parallel im Betrieb genutzt werden. Als immaterielles Wirtschaftsgut ist Software in der Regel über die Nutzungsdauer abzuschreiben. Bei so genannten Trivialprogrammen (bis 410 Euro netto) ist auch eine Sofortabschreibung oder ein Sammelposten möglich. Beispiele: Betriebssystem, Office-Programme, Business-Software, Virenprogramm, Lernsoftware, Apps.

  3. Laufender Betrieb: Auch die laufenden Kosten sponsert das Finanzamt. Alle Aufwendungen sind sofort abzugsfähig. Arbeitgeber sollten eine Kostendeckelung vornehmen, um ausufernde Kosten zu vermeiden. Sie können mit Mitarbeitern eine Höchstgrenze für die Kostenübernahme vereinbaren oder von vornherein Flatrate-Verträge eingehen. Beispiele: Grundgebühren, Verbindungskosten, Installation, Wartung.
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